Ortak klasör olarak da geçen public folder’ın kullanım amacı exchange üzerinde veri depolanması yada belirlenen grupların kendi içerisinde bilgi paylaşması diyebiliriz. Public folder’lar mailbox’lar daki gibi bir mailbox database üzerinde tutulmaktadır . Her bir public folder için public folder mailbox tanımlamak zorundayız.

Public folder önceden exchange üzerinde bir tool ile yönetiliyordu. Exchange 2013 ile gelen en iyi özelliklerden birisi ise public folder’ın ECP üzerinden yönetilebilmesidir.

Öncelikle ECP üzerinde administrator ile logon oluyoruz.

Öncelikle public folder’lar oluşturabilmemiz için bir adet public folder mailbox’a ihtiyacımız bulunmaktadır. Sırasıyla public folder > public folder mailboxes  kısmına gelip “+” butonuna tıklıyoruz.

Name kısmına belirleyici bir isim koyuyoruz.
Organizational unit : bu kısma bu public folder’ı görebilicek kişilerin olduğu ou yu ekliyoruz.
mailbox database : Public folder mailbox ‘ ının tutulacağı mailbox database’i belirliyoruz.

Gerekli ayarlamaları yaptıktan sonra save diyoruz.

Şimdi bu puclic folder mailbox üzerinde public folder oluşturmamız gerekmektedir. public folders a gelerek “+” butonuna tıklıyoruz.

Public folder’a isim veriyor ve save diyoruz.

Görüldüğü gibi public folder’i oluşturduk.

Public folder üzerindeki izinler ve kimlerin bu public foldera erişebiliceğini belirlememiz için oluşturduğumuz public folder a çift tıklıyoruz.

Gelen ekranda “+” tıklıyoruz.

User kısmında public foder’ a erişicek kişiyi belirliyoruz.
Alt kısımda ise izinler bulunmaktadır. Peki bu izinler ne anlama gelmektedir. (Aşşağıda açıklanıcak izinler permission level bazlıdıır.)

Owner : Public folder için bütün izinlere sahiptir . Öğe oluşturma , silme , okuma , değiştirme , alt klasör oluşturabilme , klasör üzerinde izinleri yönetebilme.

Publishing Editör : Öğe oluşturma , silme , okuma , değiştirme , alt klasör oluşturabilme .

Editör : Öğe oluşturma , silme , okuma , değiştirme .

Publishing Author : Public folderda öğe oluşturma ve okuma , öğe değiştirme ve silme.

Author : Klasorde öğe oluşturma ve okuma , kullanıcının oluşturduğu öğeleri değiştirme ve silme izni vardır.

Nonediting Author : Public folderda öğe oluşturma ve okuma .

Reviewer : Salt okuma izni

Contributor : Öğe oluşturabilir ancak öğeleri görüntüleyemez.

None : Public folderda hiç bir işlem yapamaz.

Gerekli izinleri kullanıcıya tanımladıktan sonra save diyoruz. Ben “Create items” “Read items” seçeneklerini seçtim ve save dedim.

Başka kullanıcılara izin vericeksek “+” butonuna tıklıyoruz ve iznimizi veriyoruz izin verme işlemleri bittikten sonra bu kısımda da save diyoruz.

Şimdi bu public folder’a mail atılabilmesi için sağ kısımdaki mail setting kısımında enable’yi tıklıyoruz. Karşımıza yukarıdaki gibi bir uyarı çıkıyor yes diyoruz.

Outlookta ortak klasörler sekmesine geçiyoruz ve görüldüğü gibi IT public folder’ı karşımızda .

Public folder üzerinde sağ tuş new post diyoruz.

Karşımıza gelen ekranda konu kısmına konuyu girip alt kısma yazıcaklarımız yazdıktan sonra yayınla diyoruz.

Biraz önce oluşturduğum post u silmek istiyorum. Delete dediğimde silmek istediğinizden eminmisiniz diye uyarı geliyor evet diyorum.

İzinlerde kullanıcıya sadece görüntüleme ve oluşturma izni verdiğimden dolayı silme işleminde böyle bir uyarı ile karşılaşmaktayız.